Política de privacidad

Esta política explica cómo Puredevenia S.L. trata los datos personales de quienes visitan este sitio web y de quienes usan Rucob. Está escrita para entenderse: si algo no queda claro, escribe a privacidad@rucob.com y lo aclaramos.

Quién es el responsable

• Responsable: Puredevenia S.L.
• NIF: B22810949
• Domicilio: Avenida Carlos Haya 15, 29010 Málaga (Málaga), España
• Protección de datos y ejercicio de derechos: privacidad@rucob.com
• Contacto general: hola@rucob.com

No tenemos delegado de protección de datos: el artículo 37 del RGPD y el artículo 34 de la Ley Orgánica 3/2018 no lo exigen a una empresa de nuestro tamaño y actividad, y hemos documentado por qué. Cualquier cuestión de privacidad la atiende directamente el equipo responsable del servicio en el buzón indicado.

Qué datos tratamos y por qué

Cuenta de usuario y estudio

• Datos: Correo electrónico y contraseña (o la identificación que nos da Google si entras con tu cuenta de Google), el nombre que elijas mostrar, el estudio al que perteneces, el plan contratado, la versión de las condiciones que aceptaste y cuándo, y tu decisión sobre la analítica de uso.
• Base legal: Ejecución del contrato de prestación del servicio.
• Conservación: Mientras la cuenta esté activa. Al eliminarla se borra en el momento; las copias de seguridad y versiones anteriores desaparecen en un máximo de treinta y cinco días. Después, solo lo imprescindible para atender reclamaciones durante el plazo de prescripción.

Contenido de los expedientes

• Datos: Lo que el estudio introduce: expedientes, tareas, actas de obra y de reunión con sus fotografías y notas de voz, documentos, mediciones, presupuestos y certificaciones. Las fotografías de obra pueden mostrar a personas; es el estudio quien decide qué fotografía y quien responde de tener base para ello.
• Base legal: Ejecución del contrato. Respecto de terceros que aparezcan en ese contenido (promotores, contratistas, técnicos, personas fotografiadas), el estudio es el responsable y Rucob actúa como encargado del tratamiento, con las condiciones publicadas en la página de encargo.
• Conservación: Mientras el estudio los conserve en la aplicación. Lo que el estudio borra desaparece en el momento y de las copias en un máximo de treinta y cinco días.

Notas de voz

• Datos: El audio grabado en la visita de obra. Cuando hay conexión se transcribe en directo (en la región de Irlanda de AWS) y no se almacena en ningún momento; cuando no la hay, el audio queda en el dispositivo y se sube a la región de París solo para transcribirlo.
• Base legal: Ejecución del contrato.
• Conservación: El audio subido se borra del servidor en cuanto la transcripción está escrita. Solo se conserva el texto.

Asistente de inteligencia artificial

• Datos: Lo que le envías cuando lo usas: tus mensajes, la lista de expedientes y fases para darle contexto, el texto de los documentos y actas que le pides analizar, y la imagen o el PDF de las facturas de compra que le pides leer. Nunca el audio de las notas de voz.
• Base legal: Ejecución del contrato: cada envío lo inicias tú. El proveedor que procesa el texto en cada momento figura en la lista de subencargados; ninguno lo emplea para entrenar modelos.
• Conservación: Rucob no conserva las conversaciones en el servidor: la conversación vive en tu navegador. Si al cerrar el chat lo puntúas con cuatro o cinco estrellas, se guarda una copia anonimizada durante como máximo un día para extraer una lección general que mejore el asistente de todos los estudios; con otra nota no se guarda nada. Las sugerencias del asistente son propuestas: tú decides si las aplicas.

Facturación VeriFactu

• Datos: Datos de las facturas de honorarios emitidas y de sus destinatarios, de las facturas de compra que registras, y el registro de facturación exigido por el reglamento.
• Base legal: Cumplimiento de una obligación legal: Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024, además de la normativa fiscal y mercantil.
• Conservación: Los plazos de conservación que impone la normativa fiscal y contable (en general, seis años desde el último asiento, artículo 30 del Código de Comercio, y cuatro desde el fin del plazo de declaración, artículo 66 de la Ley General Tributaria). Una factura emitida no puede borrarse: se rectifica o se anula. Por eso las facturas y compras registradas se conservan aunque se elimine la cuenta.

Suscripción y pagos

• Datos: Si el estudio contrata un plan de pago: el correo del titular, el nombre del estudio y su NIF de facturación, el plan e importe, y el historial de recibos. Los datos de la tarjeta los recoge y guarda Stripe; Rucob solo recibe un identificador y los últimos dígitos.
• Base legal: Ejecución del contrato y obligaciones fiscales y contables.
• Conservación: Mientras dure la suscripción y, después, los plazos de conservación fiscal y contable.

Ubicación

• Datos: Solo si pulsas «Usar mi ubicación» al crear un acta de obra: las coordenadas del dispositivo, que se convierten en una dirección y se guardan como localización del acta. No hay seguimiento de posición en ningún otro momento.
• Base legal: Ejecución del contrato: la función se activa a petición tuya en cada acta.
• Conservación: Como parte del acta, mientras el estudio la conserve.

Lista de espera y novedades

• Datos: Lo que dejas en el formulario «Reservar plaza» de esta web antes del lanzamiento: correo electrónico, nombre y, si lo das, el estudio; el bloque «Origen» de la visita (campaña, web de procedencia y, si aceptaste la analítica de esta web, el identificador anónimo de visita); la versión del texto que leíste, cuándo confirmaste tu correo y, si la marcaste, la casilla de novedades con su fecha. Si después de reservar nos dices qué parte del trabajo llevas peor, o más adelante te preguntamos por tu estudio (tamaño, con qué mides, el piloto), guardamos lo que contestes junto a la reserva.
• Base legal: Para confirmar que el correo es tuyo y avisarte cuando abramos, las medidas previas a la cuenta que tú nos pides al reservar (artículo 6.1.b del RGPD): son los únicos correos que recibes como reserva. Para las novedades y ofertas, tu consentimiento en la casilla del formulario (artículo 6.1.a del RGPD y artículo 21 de la Ley 34/2002), que retiras con el enlace de baja de cualquiera de esos correos o escribiéndonos.
• Conservación: Hasta que pidas la baja, y como máximo dos años sin actividad. Si no confirmas el correo, no te volvemos a escribir. Al crear tu cuenta, el correo y el estudio pasan al tratamiento «Cuenta de usuario» y la reserva se borra.

Contacto comercial

• Datos: Los datos que nos envías por correo al solicitar acceso o resolver una duda, incluido el bloque «Origen» que el enlace rellena solo (campaña, web de procedencia y, si aceptaste la analítica, un identificador anónimo de visita).
• Base legal: Aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado.
• Conservación: Un año desde el último contacto, salvo que la relación llegue a formalizarse.

Soporte

• Datos: Lo que escribes en un ticket de soporte desde la aplicación (asunto, categoría y mensajes) y, para poder reproducir el problema, datos técnicos que la aplicación adjunta sola y que se indican en el propio formulario: versión de la aplicación, navegador, pantalla desde la que escribes, estado de la sincronización y los últimos errores registrados en tu dispositivo. Nunca el contenido de tus expedientes. El aviso por correo de que hay respuesta no incluye el texto de la conversación.
• Base legal: Ejecución del contrato de prestación del servicio.
• Conservación: Mientras la cuenta esté activa. Al eliminar la cuenta se borran todos tus tickets.

Registro técnico de errores

• Datos: Cuando la aplicación falla, registra el error (mensaje, pantalla, versión, navegador y tu identificador de usuario) para que podamos corregirlo. Nunca el contenido de lo que estabas escribiendo.
• Base legal: Interés legítimo en mantener el servicio en funcionamiento y seguro.
• Conservación: Noventa días; también se borra al eliminar la cuenta.

Uso de la aplicación y de esta web (analítica de producto)

• Datos: En la aplicación: eventos sobre qué funciones se usan (importar un presupuesto, emitir una factura, usar el asistente…), con el identificador de usuario y de estudio, el plan y el origen comercial; nunca el contenido de expedientes, actas, documentos ni facturas. En esta web: páginas visitadas (el blog incluido), clics desde un artículo del blog hacia el resto de la web y clics en «solicitar acceso», solo si aceptas el aviso.
• Base legal: En la aplicación, interés legítimo en la mejora del servicio, informado en el alta; puedes oponerte en cualquier momento desactivando la analítica en «Cuenta», y desde ese momento tus eventos dejan de enviarse. En la web, tu consentimiento, que puedes retirar desde la página de cookies.
• Conservación: Veinticinco meses. Al eliminar la cuenta se borran y se solicita también el borrado en PostHog.

No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre nadie ni elaboramos perfiles. Las sugerencias del asistente de inteligencia artificial son propuestas que la persona usuaria revisa y decide.

La lista de espera, con detalle

Antes del lanzamiento, esta web recoge reservas de plaza con un formulario de tres campos: correo electrónico, nombre y, si quieres, el estudio. Al reservar nos pides dos correos, uno para confirmar que la dirección es tuya y otro cuando abramos, y eso es todo lo que te enviamos. La única casilla, que no viene marcada, es para recibir además novedades y ofertas de Rucob; cada uno de esos correos lleva su enlace de baja. Si más adelante te preguntamos cómo es tu estudio o si quieres probar Rucob con tus ficheros antes de abrir, contestar es opcional y lo guardamos junto a la reserva.

Si no confirmas el correo, no te volvemos a escribir. Si vuelves a enviar el formulario con el mismo correo, lo que marques esa vez sustituye a lo anterior. Para darte de baja de la lista, responde a cualquiera de esos correos o escribe a privacidad@rucob.com: borramos la reserva. El formulario no deja nada en tu navegador.

Un apunte sobre las notas de voz

Es el tratamiento que más preguntas genera, así que conviene detallarlo. Cuando dictas con cobertura, el audio viaja en directo al servicio de transcripción de Amazon Web Services en Irlanda y no se guarda en ningún sitio: solo se conserva el texto resultante. Cuando dictas sin cobertura, el audio se queda en el propio dispositivo hasta que hay red; entonces se sube a nuestra región de París, se transcribe y se borra del servidor en cuanto el texto está escrito. En ningún caso se conserva el audio una vez transcrito, por el principio de minimización de datos del artículo 5.1.c del RGPD.

Un apunte sobre el asistente de inteligencia artificial

El asistente solo trata lo que le envías cuando lo usas. El proveedor que procesa el texto en cada momento figura en la lista de subencargados: puede ser un modelo alojado en la Unión Europea o Anthropic, en Estados Unidos, con las garantías que se describen más abajo. Ninguno usa tu contenido para entrenar modelos. La conversación vive en tu navegador, no en nuestros servidores; solo si al cerrar el chat lo puntúas con cuatro o cinco estrellas guardamos una copia anonimizada durante como máximo un día para extraer una lección general que mejore el asistente de todos los estudios, y nunca el nombre de tu cliente, su NIF ni ningún dato que lo identifique.

Quién más interviene

Para prestar el servicio recurrimos a los siguientes proveedores, que tratan datos por cuenta nuestra y bajo contrato de encargo del tratamiento. La lista completa, con el detalle de cuándo interviene cada uno y cómo avisamos de los cambios, está en https://www.rucob.com/legal/subencargados/.

Además, reciben datos los siguientes destinatarios, que no actúan por cuenta nuestra:

• Agencia Estatal de Administración Tributaria. Recibe los registros de facturación que el reglamento VeriFactu obliga a remitir por cada factura emitida o anulada desde el módulo de Facturación. Obligación legal (Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024).
• Google Ireland Limited (acceso con Google). Si eliges entrar con tu cuenta de Google, Google te identifica y nos comunica tu correo electrónico. Google trata ese acceso bajo su propia política de privacidad. Tu decisión de usar ese método de acceso.
• OpenStreetMap Foundation (servicio Nominatim). Solo cuando pulsas «Usar mi ubicación» al crear un acta: tu navegador envía las coordenadas del dispositivo al servicio Nominatim para convertirlas en una dirección legible. No se envía ningún otro dato y Rucob no participa en esa petición. Tu decisión de usar la función; el servicio se presta desde el Reino Unido, país con decisión de adecuación de la Comisión Europea.

Fuera de lo anterior, no cedemos datos a terceros salvo obligación legal. No vendemos datos ni los usamos para publicidad.

Transferencias fuera de la Unión Europea

El alojamiento, la base de datos, los ficheros, las copias de seguridad y las transcripciones permanecen en la Unión Europea. Solo salen datos del Espacio Económico Europeo en estos casos, cada uno con su garantía:

• Anthropic, PBC (Estados Unidos.) Solo cuando usas el asistente, los análisis de documentos o la lectura automática de facturas. Garantía: Cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (Decisión 2021/914, módulo 3) incorporadas al contrato de encargo con Anthropic, con evaluación de impacto de la transferencia; además, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. mientras el proveedor figure certificado en él.
• PostHog, Inc. (Unión Europea (nube de PostHog alojada en Fráncfort, Alemania). La sociedad es estadounidense y su personal de soporte podría acceder puntualmente a los datos.) En la aplicación, salvo que desactives la analítica en «Cuenta»; en esta web, solo si aceptas el aviso. Garantía: Cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea incorporadas al contrato de encargo de PostHog, para el acceso de soporte desde Estados Unidos.
• OpenStreetMap Foundation (Reino Unido, país con decisión de adecuación de la Comisión Europea) recibe las coordenadas de tu dispositivo solo cuando pulsas «Usar mi ubicación» en un acta.

Si prefieres que nada de tu contenido se procese fuera de la Unión Europea, basta con no usar el asistente: el resto de la aplicación funciona igual. Puedes pedirnos copia de las cláusulas contractuales tipo y de la evaluación de impacto de la transferencia en privacidad@rucob.com.

Seguridad

Los datos viajan siempre cifrados y se almacenan cifrados en reposo. El acceso a un expediente está limitado a su propietario y a las personas a las que el estudio se lo comparte de forma expresa. El personal de Rucob accede a las herramientas internas con segundo factor obligatorio y cada acceso a datos de un cliente queda registrado. Las copias de seguridad se realizan de forma automática y continua y permiten recuperar cualquier punto de los últimos 35 días. Las medidas completas se describen en las condiciones del encargo. Si se produjera una brecha de seguridad que afectara a tus datos, te avisaríamos sin dilación y la notificaríamos a la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo legal de 72 horas.

Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a privacidad@rucob.com, indicando cuál de ellos quieres ejercer; si tenemos dudas razonables sobre tu identidad, te pediremos que la acredites. Responderemos en el plazo de un mes.

Buena parte de ellos puedes ejercerlos tú directamente desde la aplicación, en «Privacidad y datos»: descargar todos tus datos en un fichero (acceso y portabilidad), eliminar tu cuenta (supresión) y, en «Cuenta», desactivar la analítica de uso (oposición). Además, la aplicación exporta tu trabajo en cualquier momento a PDF, Word, Excel, BC3 y CSV, así que la portabilidad no depende de que nos escribas. Un matiz honesto: una factura emitida no puede suprimirse, porque la normativa fiscal obliga a conservarla; en su lugar se rectifica o se anula, dejando constancia.

Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Cambios en esta política

Si cambia algo relevante, actualizaremos esta página y su fecha de revisión, y avisaremos a las cuentas activas por correo con 30 días de antelación antes de que el cambio surta efecto.