Planta sótano, nueve y media de la mañana. Una mancha de humedad en el muro de contención, una armadura vista en un pilar, la rampa del garaje sin la junta que pedía el proyecto. Hay tres formas de llevarse eso al acta: escribirlo en el móvil con una mano y el casco en la otra, apuntarlo en una libreta y pasarlo a limpio por la noche, o decirlo en voz alta mientras se señala.
La tercera es la más rápida, y hoy la transcripción automática en español es lo bastante buena como para que funcione. Lo que no es automático es el resto: dictar de forma que el texto salga bien a la primera, revisar lo que hay que revisar y llegar a un acta firmada que valga como prueba. De eso va este artículo.
Cómo dictar para que se transcriba bien
Una nota de voz no es una conversación. Las que mejor se transcriben, y las que mejor se leen después, siguen el mismo orden:
- Una nota por asunto. Tres incidencias son tres notas. Una nota de dos minutos con todo lo visto en la planta acaba siendo un párrafo que nadie sabe a qué foto corresponde.
- Primero dónde: planta, eje, estancia, elemento. «Sótano menos uno, muro de contención norte, entre ejes tres y cuatro.»
- Luego qué, como se ve, sin causas: «mancha de humedad de unos dos metros de longitud a media altura».
- Después quién y para cuándo, si hay una instrucción: «la constructora revisará la impermeabilización antes de la próxima visita».
Unos cuantos hábitos hacen el resto. Las cifras, dichas enteras y con su unidad: «doce milímetros», no «doce». Los nombres de empresas, una vez despacio. Las siglas que el modelo no conoce, mejor desarrolladas la primera vez. Y lejos de la radial: el ruido de obra no impide transcribir, pero se come palabras sueltas, y la palabra que se come suele ser la importante.
Qué revisar antes de firmar
Revisar una transcripción no es leerla entera buscando fallos de estilo. Los errores tienen un patrón, y basta con buscar ahí:
| Dónde falla | Ejemplo | Por qué importa |
|---|---|---|
| Cifras y unidades | «15 cm» transcrito como «50 cm» | Es lo que se mide después |
| Palabras que suenan igual | «la valla» / «la vaya», «el tubo» / «el tuvo» | Cambia el sentido o hace ilegible la frase |
| Nombres propios | Empresas, personas, calles | Identifican al responsable de una instrucción |
| Siglas y jerga | SATE, EHE, PEM, «encachado», «zuncho» | Salen a veces como palabras corrientes |
| Negaciones | «no se ha ejecutado» / «se ha ejecutado» | Un «no» perdido invierte el acta |
La revisión se hace en la propia obra o en el coche, con lo visto todavía en la cabeza. Hecha por la noche ya no es una revisión: es una reconstrucción.
Lo que no hay que pedirle a la IA
Una vez transcrita la nota, la tentación es pedirle a un modelo que la «deje más profesional». Para un correo, bien. Para un acta, con cuidado: reescribir para que suene mejor puede cambiar lo que se constató.
Lo dictado fue «se observa una fisura en el encuentro del forjado con el muro». Lo reescrito, «fisura debida al asiento del muro». La segunda frase atribuye una causa que nadie ha determinado, y en un litigio sobre daños, identificar la causa es exactamente lo que se discute. Lo explicamos en el acta de obra como prueba.
Lo que sí puede hacer bien una IA con lo dictado es ordenarlo: separar las incidencias de las instrucciones, sacar de ellas las tareas con su responsable y su fecha, y colocar cada nota en el apartado del acta que le corresponde. Es la misma regla de siempre: traducción de formato, sí; criterio, no. Las instrucciones, además, tienen su sitio formal en el libro de órdenes.
Sin cobertura
La transcripción se hace en un servidor, así que en un sótano sin red no aparece texto. Eso no tiene por qué romper la visita: lo que hace falta es que la grabación se guarde en el propio dispositivo y se transcriba sola cuando vuelve la conexión, sin que nadie tenga que acordarse.
La regla que evita problemas es sencilla: no se firma un acta con notas pendientes de transcribir. Firmar un acta con huecos que se rellenarán después es firmar un texto que no se ha leído, y resta todo su valor a la firma.
Qué hacer con el audio
La prueba es el acta firmada, con su fecha, sus fotografías y sus firmas. La ley procesal admite grabaciones de sonido como medio de prueba (art. 299.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), pero eso no convierte en buena idea guardar todas las notas de voz de todas las visitas.
En una obra se graba también a quien habla cerca, y la voz de una persona identificable es un dato personal. Guardar esas grabaciones obliga a justificar para qué y durante cuánto tiempo, y lo normal es que no haya una buena respuesta. Si algo dicho en la obra importa, el sitio donde debe quedar es el acta, por escrito y firmado por las partes. El audio, una vez convertido en texto revisado, ha cumplido su función.
Del dictado al acta firmada
Con todo lo anterior, la visita completa queda así:
- En cada punto: foto y nota de voz, una por asunto.
- Al terminar la planta, o en el coche: revisar cifras, nombres, siglas y negaciones.
- Ordenar las notas en los apartados del acta y sacar las instrucciones con su responsable.
- Comprobar que no queda ninguna nota pendiente de transcribir.
- Firmar ese mismo día, y entregar copia a quien deba tenerla.
Los apartados que no pueden faltar en el acta están en qué debe incluir un acta de visita de obra.
Cómo está montado en Rucob
En Rucob, cada incidencia del acta lleva su foto y su nota de voz. Con cobertura, el texto aparece en el campo mientras hablas y el audio no se almacena en ningún momento. Sin cobertura, la nota se guarda en el dispositivo, el acta muestra «Esperando conexión para la transcripción» y el texto llega solo al recuperar la red; cuando está escrito, el audio se borra del servidor. Solo se conserva el texto, que es lo que revisas y firmas.
Los minutos de transcripción incluidos dependen del plan, y están publicados en precios.
Fuentes
Textos oficiales en los que se apoya este artículo, comprobados el 13 de octubre de 2026. La normativa se modifica: conviene abrir siempre la versión consolidada vigente.
- Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil: artículos 299 (medios de prueba, incluida la reproducción del sonido), 326 (fuerza probatoria de los documentos privados) y 382 a 384.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD): artículo 5, principios de minimización y limitación del plazo de conservación.
- Ley 38/1999, de Ordenación de la Edificación: artículos 12 y 13, obligaciones del director de obra y del director de ejecución.
El método de dictado y la tabla de errores frecuentes son práctica propia, no una fuente citable. Compruébalo en tu próxima visita: dicta tres notas y busca primero en las cifras.