En un estudio, una factura de honorarios termina casi siempre igual: un PDF con el logotipo, adjunto a un correo que dice «te paso la factura de la fase de básico». Esa costumbre tiene fecha de caducidad. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE del 31 de marzo, desarrolla por fin la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, y en ese sistema un PDF adjunto no es una factura electrónica: es una imagen de una factura.
El formato lo acabará resolviendo el programa, así que no es lo que hay que mirar. Lo que cambia de verdad es otra cosa: la factura deja de ser un papel que se manda y se olvida, y pasa a tener estados, como un expediente. Y uno de esos estados obliga a tu cliente a decir cuándo te ha pagado.
De dónde viene y qué obliga exactamente
El origen es la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, la que todo el mundo llama Crea y Crece. Su artículo 12 modificó la Ley 56/2007 para obligar a todos los empresarios y profesionales a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones con otros empresarios y profesionales. El objetivo declarado no es recaudatorio: es tener información fiable y sistemática de los plazos de pago reales, para atacar la morosidad.
Aquella ley era de 2022 y se pasó cuatro años esperando su reglamento. El RD 238/2026 es ese reglamento: fija los formatos admitidos, los requisitos de las plataformas de intercambio, los estados por los que pasa una factura y la información que hay que remitir a la Administración. Entró en vigor a los veinte días de publicarse, pero su aplicación efectiva está aplazada, y el aplazamiento tiene una forma un poco rara que conviene entender antes de mirar ninguna fecha.
A quién le facturas decide si te obliga
Empecemos por lo que casi ningún artículo sobre el tema contesta: la obligación es B2B y no alcanza a las facturas a consumidores. En un estudio medio eso parte la cartera en dos, y conviene saber por dónde pasa el corte antes de preocuparse.
| A quién facturas | ¿Factura electrónica B2B? | Qué haces |
|---|---|---|
| Autopromotor particular (la unifamiliar, la reforma de la vivienda) | No | El PDF de siempre, con su registro VeriFactu |
| Promotora, constructora, otra SLP de arquitectura | Sí | Formato estructurado y comunicación de estados |
| Administración pública | Ya lo estabas haciendo | Facturae firmado por FACe, desde 2015 |
| Subcontratista de un contrato público | Sí | Veinticuatro meses desde la orden para adaptarse |
El estudio que solo trabaja para particulares notará poco; a ellos les importa más que la factura sirva para la deducción de IRPF por eficiencia energética. El que vive de promotora y constructora lo va a notar entero. Y casi todos están en medio, que es el caso incómodo: tendrás dos maneras de facturar el mismo trabajo conviviendo durante años. Con las comunidades de propietarios, además, la respuesta no es evidente (depende de si actúan o no como empresario o profesional), así que ese es de los casos que conviene preguntar a la asesoría en vez de resolverlos por intuición.
El calendario, ya con fecha
El real decreto no dice «desde tal fecha». Dice: doce meses desde que entre en vigor la orden ministerial que regule la solución pública de facturación electrónica para quien facturó más de ocho millones de euros el año anterior, y veinticuatro meses para el resto. Todo estudio de arquitectura, salvo contadas excepciones, está en ese «resto».
Esa orden ya existe: es la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE el 5 de octubre y en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Su disposición final da por iniciado ese día el cómputo de los plazos, así que el calendario queda así:
| Quién | Plazo | Fecha |
|---|---|---|
| Facturación anual superior a 8 millones de euros | 12 meses | Octubre de 2027 |
| Resto de empresarios y profesionales (tu estudio) | 24 meses | Octubre de 2028 |
| Solución pública disponible | 2 meses antes de la primera aplicación efectiva | Agosto de 2027, como tarde |
Cuando publicamos este artículo, octubre de 2027 y octubre de 2028 eran una previsión del proyecto de orden. Desde el 6 de octubre de 2026 son plazos que ya corren: veinticuatro meses desde esa fecha para tu estudio. Un estudio tiene por delante unos dos años, no dos meses.
Lo que de verdad cambia: la factura pasa a tener estados
De todo el reglamento, esto es lo que va a cambiar la semana de un estudio. El destinatario de una factura electrónica queda obligado a comunicar dos hechos:
- La aceptación o el rechazo comercial de la factura, con su fecha.
- El pago efectivo completo de la factura, con su fecha real de pago.
El plazo máximo es de cuatro días naturales, descontando sábados, domingos y festivos nacionales. Hay además estados voluntarios (aceptaciones parciales, pagos parciales, cesiones a terceros) que un estudio que certifica por fases acabará usando más de lo que cree.
Piensa en la factura del proyecto de ejecución que lleva cinco meses «en revisión» en la promotora. Hasta ahora eso era una conversación telefónica con alguien que siempre lo mira mañana; a partir de la norma es un dato: o se aceptó, o se rechazó, o alguien dejó pasar el plazo sin decir nada. Ese es el punto entero de la ley, y juega a favor del que cobra tarde, que en este sector suele ser el arquitecto.
Lo justo es decir la otra mitad. Tú también recibes facturas (el ingeniero de instalaciones, el topógrafo, el laboratorio de control) y también tendrás que devolver esos estados en cuatro días. Al menos hay un respiro para empezar: si eres persona física o estás por debajo de los ocho millones, comunicar los estados es voluntario durante los doce primeros meses.
El formato: ni Word, ni PDF
Se admiten cuatro sintaxis, todas ajustadas al modelo semántico de datos EN 16931: Facturae, UBL, CII y el mensaje EDIFACT. Puedes emitir a través de una plataforma privada o a través de la solución pública que gestionará la Agencia Tributaria, gratuita. Si usas una plataforma privada, esta tiene que remitir a la solución pública una copia fiel de cada factura en sintaxis UBL, identificada como copia.
Nadie va a escribir un XML a mano, igual que hoy nadie calcula a mano la huella de VeriFactu. Lo que sí hay que comprobar es que el programa lo emite, lo recibe y lo interpreta. Lo de recibir es la mitad que todo el mundo olvida, y una factura estructurada que entra por correo y en el estudio nadie sabe abrir da tantos problemas como no poder emitirla.
Qué queda fuera
- Las facturas simplificadas, salvo las cualificadas (las que llevan datos del destinatario).
- Las operaciones con consumidores finales: el particular no entra.
- Operaciones de los operadores del mercado eléctrico y gasista y del sistema de compensación de IATA, por sus circuitos propios.
El incumplimiento no sale gratis: la Ley Crea y Crece tipifica como infracción no ofrecer al cliente la posibilidad de recibir factura electrónica, con multa de hasta 10.000 euros.
No confundir con VeriFactu
Las dos obligaciones caen sobre el mismo estudio y se parecen lo justo para liarlo todo. La diferencia, en una tabla:
| VeriFactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| Norma | RD 1007/2023 (reglamento antifraude) | Ley 18/2022 y RD 238/2026 |
| Qué regula | Cómo tu programa genera y conserva el registro | En qué formato intercambias la factura y qué se informa del cobro |
| Con quién hablas | Con la AEAT | Con tu cliente, y con la solución pública |
| Cuándo | Hoy, 1 de enero y 1 de julio de 2027; Hacienda ha anunciado octubre de 2028 | Octubre de 2028 |
El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que quiere aplazar VeriFactu hasta octubre de 2028 para que coincida con la factura electrónica de las empresas que facturan menos de ocho millones. Es un anuncio: mientras el cambio no se publique en el BOE, siguen valiendo las fechas de 2027. Si quieres el detalle de la primera, está aquí: VeriFactu en un estudio de arquitectura, qué cambia al facturar honorarios.
Qué hacer hoy, y qué no
Quedan cerca de dos años, así que ni correr ni olvidarse. Lo que sí tiene sentido mirar este trimestre:
- Separar la cartera: qué parte de tus honorarios va a empresarios y profesionales y qué parte a particulares. Eso te dice cuánto te afecta de verdad.
- Preguntar a tu proveedor por el formato, no por la fecha: si emitirá y recibirá EN 16931, y si lo incluye en el precio o lo cobra aparte.
- Poner en orden los datos fiscales de tus clientes. Una factura estructurada con un NIF mal escrito se rechaza; un PDF con el mismo error pasaba desapercibido.
- Aprovechar los estados: son el registro de morosidad que nunca has llevado. Merece la pena elegir herramienta pensando en poder consultarlos, no solo en cumplir.
- No cambiar de programa dos veces. Quien elija ahora una herramienta solo por VeriFactu volverá a mudarse en 2028.
- No pagar con prisa un «módulo Crea y Crece». La orden ya está publicada, pero la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria tiene que estar disponible como tarde dos meses antes de octubre de 2027: compara con ella antes de comprar.
Dónde está Rucob en esto
Lo decimos con precisión, que en esto la tentación del sector es prometer lo que todavía no existe. Hoy el módulo de facturación de Rucob emite honorarios con registro VeriFactu (numeración correlativa, huella encadenada, QR de la AEAT y remisión a la Agencia Tributaria) y entrega la factura como PDF. Eso cubre VeriFactu.La emisión y recepción en formato EN 16931 y la comunicación de estados no están hoy en el producto: entran en el plan para llegar con margen sobre el calendario de la orden ministerial, no el mes antes.
Lo que sí está resuelto es la parte que no cambia con la norma: los importes salen del mismo expediente donde están las fases, las certificaciones y los honorarios pactados, así que no hay que copiar cifras de una herramienta a otra. Y como siempre, los borradores se editan sin cobertura; emitir requiere red, porque el registro tiene que salir hacia fuera.
Este artículo es una explicación divulgativa a fecha de octubre de 2026, no asesoramiento fiscal. Antes de tomar una decisión, confirma las fechas vigentes con tu asesoría.
Fuentes
Textos oficiales en los que se apoya este artículo, comprobados el 18 de octubre de 2026. La normativa se modifica: conviene abrir siempre la versión consolidada vigente.
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo: desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y modifica el Reglamento de facturación. De aquí salen los formatos, los estados de la factura, el plazo de cuatro días y los plazos de doce y veinticuatro meses.
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas: su artículo 12 modifica la Ley 56/2007 e instaura la obligación, y de ella viene la multa de hasta 10.000 euros.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre: regula la solución pública de facturación electrónica. Entró en vigor el 6 de octubre de 2026, y con ella empezaron a contar los plazos de doce y veinticuatro meses.
- Agencia Tributaria: Facturación electrónica obligatoria: la nota de la propia Administración sobre el calendario y sobre la solución pública gratuita.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre: reglamento de las obligaciones de facturación, modificado por el RD 238/2026 y el que sigue rigiendo el contenido de la factura.
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: el reglamento VeriFactu, para la comparación de la tabla.
- Nota informativa del Ministerio de Hacienda, de 5 de octubre de 2026: anuncia el aplazamiento de VeriFactu hasta octubre de 2028. No es todavía una norma publicada en el BOE.