Durante años, facturar honorarios en un estudio pequeño ha sido una plantilla de Word o una hoja de cálculo heredada del arquitecto anterior. Con el reglamento de sistemas informáticos de facturación (lo que todo el mundo llama VeriFactu), esa plantilla deja de ser válida. No porque la factura esté mal, sino porque el programa con el que la haces tiene que cumplir requisitos que un documento suelto no puede cumplir.
Este artículo resume lo que un estudio de arquitectura necesita saber: desde cuándo obliga, qué cambia en la práctica al facturar honorarios, y las dos confusiones que más tiempo hacen perder.
Qué es VeriFactu, en una frase
VeriFactu es la obligación de que tu programa de facturación genere, por cada factura, un registro de facturación inalterable, encadenado con el anterior mediante una huella digital, y, si trabajas en modalidad remitida, lo envíe a la Agencia Tributaria en el momento de emitir. La norma de referencia es el Real Decreto 1007/2023, con las especificaciones técnicas de la Orden HAC/1177/2024.
La idea de fondo es sencilla: que no se pueda emitir una factura, cobrarla y después hacerla desaparecer. Cada registro apunta al anterior, así que borrar uno rompe la cadena y se nota.
Desde cuándo te obliga
El calendario se ha movido varias veces y está a punto de moverse otra. La versión vigente, tras el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, es esta:
| Quién | Desde | Caso típico en un estudio |
|---|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 | La SLP con la que factura el estudio |
| Resto de obligados (IRPF, entidades en atribución de rentas) | 1 de julio de 2027 | El arquitecto que factura como autónomo |
| Fabricantes y comercializadores de software | 29 de julio de 2025 | Tu proveedor: su producto ya debe cumplir |
El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda publicó una nota informativa: quiere aplazar las obligaciones pendientes de VeriFactu hasta octubre de 2028, para sociedades y autónomos por igual, y hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria de quien factura menos de ocho millones de euros. Es una previsión, no una norma: mientras la modificación no salga en el BOE, las fechas de la tabla siguen en vigor. La nota también avisa de que las exigencias técnicas de fondo (integridad, conservación, trazabilidad, inalterabilidad) se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes.
Aunque tu obligación como estudio sea de 2027, o de 2028, quien te vende el programa ya está obligado desde julio de 2025 a ofrecerlo adaptado. Es la pregunta útil que hacerle ahora mismo a tu proveedor actual: no «¿estaréis listos?», sino «¿dónde está vuestra declaración responsable?».
Una advertencia sobre los aplazamientos: ha habido tres y se ha anunciado un cuarto, casi siempre a última hora. Es tentador esperar al siguiente, pero cambiar de programa de facturación a mitad de ejercicio, con la numeración a medias, es exactamente el momento en el que no quieres hacerlo. Cambiar el 1 de enero es limpio; cambiar el 15 de junio, no.
Qué cambia en una factura de honorarios
La numeración deja de ser tuya
La serie tiene que ser correlativa y sin huecos arbitrarios, y la asigna el sistema al emitir, no tú al redactar. Eso choca de frente con una costumbre habitual en los estudios: reservar números «para cuando el cliente confirme». Con VeriFactu, mientras la factura sea un borrador no tiene número; cuando lo tiene, ya existe para Hacienda.
Una factura emitida no se borra
Si te equivocas en la base imponible, en el cliente o en la fase certificada, la salida es la misma que en el papel de toda la vida: rectificar con una factura rectificativa o anular con un registro de anulación. Las dos operaciones dejan rastro en la cadena. Perder la costumbre de «lo borro y lo vuelvo a hacer» es el cambio cultural más grande.
Aparece un QR en el papel
Toda factura sujeta al reglamento lleva un código QR que permite a tu cliente comprobarla contra la sede electrónica de la AEAT, y la mención «VERI*FACTU» cuando se emite en esa modalidad. Sí: también en el PDF que le mandas al promotor por correo.
El IVA exento hay que justificarlo por escrito
Los estudios facturan de vez en cuando operaciones sin IVA (trabajos para clientes de otro Estado miembro, alguna operación exenta) y el registro exige indicar por qué: una causa de exención codificada y su mención en la factura. Ya no vale poner el 0 % y seguir.
El mito del «programa homologado»
Vas a leer anuncios de «software homologado por Hacienda». No existe tal homologación. Lo que el reglamento exige es una declaración responsable del fabricante: una declaración formal de que su sistema informático de facturación cumple el reglamento y su orden técnica, visible en el propio programa.
Lo que sí existe, y conviene tener presente, es el régimen sancionador: la Ley General Tributaria contempla multas de hasta 50.000 euros por ejercicio para quien tenga sistemas de facturación que no se ajusten a lo exigido, y para el fabricante que los comercialice. No es una sanción por facturar mal: es por tener el programa equivocado.
VeriFactu no es la factura electrónica obligatoria
Esta confusión cuesta reuniones enteras. Son dos cosas distintas:
| VeriFactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| De dónde viene | Reglamento antifraude (RD 1007/2023) | Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) |
| Qué regula | Cómo tu programa genera y conserva el registro | En qué formato intercambias la factura con el cliente |
| Con quién hablas | Con la AEAT | Con tu cliente |
Puedes cumplir VeriFactu y seguir enviando un PDF por correo a tu promotor. Y cuando entre en juego la factura electrónica obligatoria, tendrás que hacer las dos cosas. Elegir hoy una herramienta que solo resuelva una de ellas es comprarse el problema dos veces.
Lo que debería tener resuelto tu estudio
- Saber en qué fecha te toca: hoy, 1 de enero de 2027 si facturas por sociedad y 1 de julio de 2027 si lo haces como autónomo; octubre de 2028 para los dos si el aplazamiento anunciado llega al BOE.
- Tener la declaración responsable de tu proveedor, por escrito y visible en el programa. Si no te la enseña, ya tienes tu respuesta.
- Cerrar la serie del ejercicio con el sistema antiguo y empezar la nueva el 1 de enero, no a mitad de año.
- Quitarte la costumbre de reservar números: borrador sin número, emitida con número definitivo.
- Comprobar que puedes rectificar y anular desde el propio programa, sin pedirle nada a nadie.
- Decidir dónde vive la factura: si tus honorarios se calculan sobre fases y certificaciones, tenerlos en dos herramientas distintas es un trasvase manual cada mes.
Cómo lo resuelve Rucob
El módulo de facturación de Rucob nació con esto puesto. Al emitir, la factura recibe su número de serie, su huella encadenada con la anterior y el QR de la AEAT, y el registro se remite al sistema VeriFactu de la Agencia Tributaria. Las rectificativas y las anulaciones se generan como registros propios, encadenados igual, y una factura emitida no se puede borrar desde la aplicación: solo se puede rectificar o anular.
La parte que suele marcar la diferencia en un estudio no es esa, sino de dónde salen los importes: la factura se emite desde el mismo expediente donde están las fases, las certificaciones y los honorarios pactados, así que no hay que copiar cifras de una herramienta a otra. Los borradores se editan sin conexión, como todo lo demás; emitir requiere red, porque el registro tiene que salir hacia la AEAT.
Si además pasas media semana en obra, te interesa este otro: qué debe incluir un acta de visita de obra y cómo cerrarla el mismo día.
Este artículo es una explicación divulgativa a fecha de octubre de 2026, no asesoramiento fiscal. Los plazos de VeriFactu se han modificado en tres ocasiones y hay un cuarto aplazamiento anunciado: antes de tomar una decisión, confirma el calendario vigente con tu asesoría.
Fuentes
Textos oficiales en los que se apoya este artículo, comprobados el 18 de octubre de 2026. La normativa se modifica: conviene abrir siempre la versión consolidada vigente.
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: reglamento que fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Texto consolidado en el BOE.
- Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre: especificaciones técnicas, funcionales y de contenido del registro de facturación: huella, encadenamiento, QR y remisión.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: modifica la disposición final cuarta del RD 1007/2023 y es de donde salen el 1 de enero y el 1 de julio de 2027 de la tabla.
- Nota informativa del Ministerio de Hacienda, de 5 de octubre de 2026: anuncia el aplazamiento hasta octubre de 2028. A 17 de octubre de 2026 no consta en el BOE la norma que lo aprueba.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre: reglamento de las obligaciones de facturación, que sigue rigiendo el contenido de la factura y las rectificativas.
- Agencia Tributaria: Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU, con sus preguntas frecuentes: la interpretación de la propia Administración.