Visita de obra de un jueves. El director de obra ordena cambiar el sentido de apertura de dos puertas de la planta primera. El coordinador de seguridad ve que falta la barandilla provisional del hueco de la escalera, y ya lo había dicho la semana anterior. El jefe de obra pide confirmar el color de la carpintería, y la propiedad lo confirma por WhatsApp esa misma tarde.
Son cuatro cosas, y cada una debería acabar en un sitio distinto. En muchas obras acaban todas en el mismo, o en ninguno. Este artículo ordena los tres documentos que se confunden con más frecuencia (el Libro de Órdenes, el libro de incidencias y el acta de visita): para qué sirve cada uno, quién escribe en él y qué pasa con ellos al terminar la obra.
Tres documentos, tres funciones
| Libro de Órdenes y Asistencias | Libro de incidencias | Acta de visita | |
|---|---|---|---|
| Para qué | Instrucciones de la dirección facultativa y constancia de sus visitas | Control y seguimiento del plan de seguridad y salud | Lo visto, lo acordado y lo pendiente en una visita |
| Quién escribe | Director de obra y director de ejecución | Dirección facultativa, contratistas, autónomos, prevención, representantes de los trabajadores | Quien redacta el acta, normalmente la dirección facultativa |
| Quién lo custodia | Está en la obra | El coordinador de seguridad y salud, en la obra | El estudio, con copia a los firmantes |
| Base | Decreto 462/1971; LOE arts. 12 y 13; CTE, anejo II | RD 1627/1997, art. 13 | Ninguna norma estatal: práctica profesional |
El Libro de Órdenes y Asistencias
Es el documento en el que la dirección facultativa da instrucciones a la obra. La LOE obliga al director de obra a resolver las contingencias que se produzcan y consignar en el Libro de Órdenes las instrucciones precisas para la correcta interpretación del proyecto (art. 12.3.c), y al director de la ejecución a consignar las suyas (art. 13.2.d). El Código Técnico lo incluye en la documentación obligatoria del seguimiento de toda obra de edificación (anejo II de la Parte I).
Lo que va en el libro son órdenes: qué se tiene que hacer, cambiar o deshacer, con la fecha y la firma de quien la da. Lo habitual es que el jefe de obra firme el «enterado» al lado, y conviene que lo haga: es lo que demuestra que la orden llegó a quien tenía que cumplirla. Lo que no va: descripciones largas, discusiones o notas personales. Un libro de órdenes bien llevado se lee en diez minutos y dice exactamente qué se ordenó y cuándo.
El ejemplo del principio: el cambio de sentido de las puertas es una orden, y va al libro. El color de la carpintería, si cambia lo que define el proyecto, también, aunque lo haya decidido la propiedad: la orden a la constructora la da la dirección facultativa.
El libro de incidencias
Es otro libro con otra función: el control y el seguimiento del plan de seguridad y salud (art. 13 del RD 1627/1997). Sus reglas son concretas:
- Tiene hojas por duplicado y está habilitado. Lo facilita el colegio profesional del técnico que aprobó el plan de seguridad y salud o, en obra pública, la oficina de supervisión.
- Está siempre en la obra, en poder del coordinador de seguridad y salud o, si no hace falta coordinador, de la dirección facultativa.
- Pueden anotar en él la dirección facultativa, los contratistas, subcontratistas y autónomos, los responsables de prevención, los representantes de los trabajadores y los técnicos de las Administraciones competentes.
- Cada anotación se notifica al contratista afectado y a los representantes de sus trabajadores. Si la anotación es un incumplimiento de advertencias ya anotadas, o una paralización, se manda copia a la Inspección de Trabajo en veinticuatro horas.
La barandilla del hueco de la escalera, que ya se había advertido la semana anterior, es exactamente un caso para este libro, y con la mención expresa de que se trata de una reiteración. No es una orden constructiva, y meterla en el Libro de Órdenes la saca del circuito que la norma prevé para ella.
El acta de visita
Ninguna norma estatal exige un acta de visita con ese nombre, y sin embargo es el documento que más información útil contiene. Es donde cabe lo que no cabe en un libro: qué se ha visto en cada zona, las fotografías, el estado de los trabajos, lo acordado con la propiedad y lo que queda pendiente para la próxima visita, con su responsable.
El acta no sustituye al libro: lo complementa. La forma más práctica de llevarlos es que se remitan entre sí. En el libro, la orden breve con la referencia «ver acta de visita de 16 de octubre». En el acta, el detalle de la orden y la mención de que consta en el libro. Así cada documento hace lo suyo y ninguno contradice al otro. Qué tiene que incluir un acta para que sirva está en qué debe incluir un acta de visita de obra.
Y el WhatsApp
Gran parte de las instrucciones de una obra se dan hoy por mensaje. No hay nada malo en ello como forma de comunicarse; el problema aparece cuando el mensaje es el único sitio donde consta una orden. Un mensaje puede servir para probar que algo se dijo, pero como orden de la dirección facultativa es débil: no está en el documento previsto para ello, no consta que se recibiera como orden y en la liquidación nadie lo encuentra.
La regla es sencilla: lo que se ordena por mensaje, se consigna en el libro en la siguiente visita, con la fecha en que se dio. Por qué importa tanto el soporte cuando la otra parte niega algo lo contamos en el acta de obra como prueba.
Al terminar la obra
Aquí los documentos siguen dos caminos distintos:
- La documentación del seguimiento (Libro de Órdenes, libro de incidencias, proyecto con sus modificaciones autorizadas, licencia y certificado final de obra) la deposita el director de obra en el colegio profesional o en la Administración competente, que la conserva y puede certificar su contenido a quien acredite un interés legítimo (CTE, anejo II.1.4).
- La documentación de la obra ejecutada (el proyecto con las modificaciones aprobadas, el acta de recepción, la relación de agentes y las instrucciones de uso y mantenimiento) se entrega al promotor, y forma el Libro del Edificio que reciben los usuarios (art. 7 de la LOE).
Las actas de visita no forman parte de ninguno de los dos, y por eso se pierden con facilidad. Es un error: si diez años después hay una reclamación, son lo primero que se busca. Conviene archivarlas con el expediente durante todo el plazo de responsabilidad, y algo más.
Cómo está montado en Rucob
Rucob lleva el acta de visita: cada incidencia con su foto y su nota de voz, la firma con certificado y la exportación a PDF, también sin cobertura. Las instrucciones del acta pasan a tareas con responsable y fecha dentro del expediente, que es donde se archivan las actas durante toda la vida de la obra y después.
Lo que Rucob no hace es sustituir al Libro de Órdenes ni al libro de incidencias. Los dos son libros habilitados con su régimen propio, y siguen siendo el sitio donde va la orden. El acta es donde va todo lo demás.
Fuentes
Textos oficiales en los que se apoya este artículo, comprobados el 17 de octubre de 2026. Algunas comunidades autónomas y colegios tienen normas propias sobre el Libro de Órdenes, incluidas versiones electrónicas: conviene consultarlas.
- Real Decreto 314/2006, Código Técnico de la Edificación: Parte I, anejo II, documentación del seguimiento de la obra.
- Ley 38/1999, de Ordenación de la Edificación: artículos 7 (documentación de la obra ejecutada), 12 (director de obra) y 13 (director de la ejecución de la obra).
- Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción: artículo 13, libro de incidencias.
- Decreto 462/1971, de 11 de marzo, normas sobre la redacción de proyectos y la dirección de obras de edificación: al que remite el CTE para el Libro de Órdenes y Asistencias y el certificado final de obra.
El reparto del ejemplo, la remisión entre libro y acta y la regla del WhatsApp son práctica de dirección de obra, no norma.