Un software de gestión para un estudio de arquitectura es el programa donde vive el encargo fuera del CAD: las fases del expediente y sus plazos, los requerimientos del ayuntamiento, las actas de las visitas, las mediciones y certificaciones de la obra y las facturas de honorarios. No dibuja ni modela. Sirve para que cada papel esté en un sitio y se encuentre.
La mayoría de los estudios de una a diez personas lo hacen hoy con Word, Excel, una carpeta compartida y el WhatsApp de la obra. Funciona hasta que alguien pregunta cuál era la última versión de la memoria, quién contestó al cliente o dónde está el requerimiento que llegó el martes. Este artículo no es una lista de programas: es lo que conviene pedirle a cualquiera de ellos, y cómo comprobarlo en un mes de prueba sin arriesgar nada.
¿Qué tiene que resolver un software de gestión para un estudio?
Antes que las funciones, el orden. En un estudio todo cuelga del expediente: el encargo, con su cliente, su hoja de encargo, sus fases y su obra. Un programa que tenga las facturas en un sitio y las visitas en otro te obliga a seguir siendo tú el que enlaza las cosas. Estas son las cuatro piezas que tienen que hablarse:
| Pieza | Qué tiene que hacer | Señal de que está pensada para un estudio |
|---|---|---|
| Expedientes | Fases, tareas con fecha, documentos y avisos de vencimiento | Habla de proyecto básico, de ejecución, visado y licencia, no de «proyectos» y «sprints» |
| Obra | Actas de visita con fotos, incidencias y firma | El acta se cierra en la obra, no por la noche en el estudio |
| Presupuestos | Mediciones por capítulos, banco de precios y certificaciones | Importa y exporta BC3 sin romper los descompuestos |
| Facturas | Honorarios por fase, rectificativas y registro VeriFactu | La factura sale del expediente, con las fases que cobra |
Si una de las cuatro ya la tienes bien resuelta (por ejemplo, mides con Presto y no quieres cambiar), no hace falta sustituirla. Lo que hay que pedir entonces es que el programa nuevo se entienda con ella, no que la reemplace.
¿Funciona sin cobertura en la obra?
Es la pregunta que más separa a unos programas de otros, y la que menos se hace. El sótano, la estructura, el polígono a las afueras: la mayoría de las aplicaciones web se quedan en blanco sin red, y el técnico acaba tirando de libreta y reescribiendo la visita por la noche. Eso también tiene coste legal: un acta redactada horas después y de memoria vale menos como prueba, como explicamos en qué valor probatorio tiene un acta de obra.
«Funciona sin conexión» puede significar dos cosas muy distintas. Una web que enseña lo último que cargó no te deja crear nada nuevo. Una aplicación que guarda primero en el dispositivo y luego sincroniza sí. La prueba dura un minuto:
- Pon el móvil en modo avión.
- Crea un acta de visita con una foto y una observación dictada.
- Cierra la aplicación del todo y vuelve a abrirla, todavía sin red.
- Quita el modo avión y comprueba que el acta aparece en el ordenador del estudio.
Si en el paso 3 el acta ha desaparecido, el programa no funciona sin cobertura, diga lo que diga la web. Pregunta también qué pasa con el audio: para dictar en obra, mira cómo se convierten las notas de voz en un acta y si el audio se guarda o se borra al transcribirse.
¿Es compatible con Presto y Arquímedes?
Si llevas años midiendo, tu banco de precios y tus presupuestos antiguos son lo más valioso que tiene el estudio. Ningún programa debería obligarte a dejarlos atrás. El formato de intercambio del sector es el BC3 (FIEBDC-3), y casi todos dicen leerlo. La diferencia está en si lo leen entero: descompuestos, mediciones con líneas de detalle, pliegos y certificaciones.
La prueba buena no es un fichero de ejemplo del proveedor, sino uno tuyo. Importa un presupuesto real, compara el total del capítulo más largo con el del programa de origen, y vuelve a exportarlo para abrirlo otra vez en Presto o Arquímedes. Si algo se pierde por el camino, lo verás ahí y no en mitad de una certificación. Los fallos habituales están en qué se rompe al pasar un BC3 entre programas.
¿Cumple VeriFactu y está preparado para la factura electrónica?
Son dos obligaciones distintas y conviene preguntarlas por separado.
- VeriFactu regula cómo el programa registra cada factura: huella encadenada, código QR y, en la modalidad VeriFactu, envío a la Agencia Tributaria. Hoy obliga desde el 1 de enero de 2027 a quien factura por sociedad (una SLP, por ejemplo) y desde el 1 de julio de 2027 al arquitecto autónomo, tras el Real Decreto-ley 15/2025. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un aplazamiento hasta octubre de 2028, pero a 23 de octubre no está publicado en el BOE: hasta entonces valen las fechas de 2027.
- La factura electrónica entre empresas y profesionales regula el formato en que intercambias la factura con un cliente que también es empresa. La Orden HAC/1028/2026 puso en marcha los plazos el 6 de octubre de 2026: un estudio de arquitectura, que factura menos de ocho millones, tendrá que emitirla en octubre de 2028. El calendario completo está en factura electrónica obligatoria y VeriFactu, dos calendarios distintos.
Lo que exige el reglamento es una declaración responsable del fabricante, firmada y accesible desde el propio programa. Pídela. Si el proveedor te habla de homologación y no te enseña la declaración, desconfía. Lo explicamos en qué cambia VeriFactu para un estudio de arquitectura.
Para la factura electrónica, la pregunta honrada al proveedor es cuándo la tendrá, no si la tiene: a octubre de 2026 la solución pública de la Agencia Tributaria todavía no está disponible, y la orden le da de plazo hasta dos meses antes de la primera obligación.
¿Dónde están los datos del estudio?
En un expediente hay DNI de clientes, direcciones, fotos del interior de viviendas y, a veces, datos de salud en una adaptación de accesibilidad. El estudio es el responsable de esos datos, y el proveedor del programa es su encargado del tratamiento (artículo 28 del RGPD). Eso tiene tres consecuencias prácticas:
- Tiene que haber contrato de encargo, aceptado al darte de alta o firmado aparte. Si no lo hay, el incumplimiento es también tuyo.
- Tiene que haber una lista de subencargados: dónde está el servidor, quién transcribe el audio, quién procesa el texto si hay inteligencia artificial y quién cobra la suscripción.
- Si algún dato sale del Espacio Económico Europeo, la lista tiene que decir con qué garantía (cláusulas contractuales tipo, decisión de adecuación). No es un problema en sí; ocultarlo sí lo es.
Si el programa tiene un asistente de inteligencia artificial, añade las preguntas de IA y protección de datos en un estudio de arquitectura: qué se le envía, si se usa para entrenar y si queda registro.
¿Hay alguno gratis, y qué limita?
Se busca mucho, y la respuesta corta es sí: varios programas tienen un plan gratuito. Lo que cambia es qué limitan y si caducan. Antes de meter un expediente real, comprueba cuatro cosas:
- Si caduca. Una prueba de 14 días no es un plan gratis: al acabar, pagas o pierdes el acceso.
- Cuántos expedientes activos y usuarios admite, y si las facturas tienen tope mensual.
- Si puedes exportar en BC3, Excel, Word o PDF, o solo ver los datos dentro del programa.
- Qué pasa al dejar de pagar un plan de pago: si los datos siguen ahí o se borran.
Un programa que no te deja sacar tu trabajo te ata aunque no te cobre. Por eso la exportación pesa más que el precio.
Lista de comprobación para una prueba de un mes
Un mes da para una obra pequeña real, y es la única forma de saber si el programa encaja. Este es el orden que funciona:
- Semana 1: da de alta un expediente que esté vivo, con su hoja de encargo, sus fases y la próxima fecha que no se te puede pasar. Si dar de alta uno te lleva más de media hora, no lo vas a usar con diez.
- Semana 1: importa un BC3 tuyo y vuelve a exportarlo. Compara totales.
- Semana 2: haz una visita de obra con el móvil y la prueba del modo avión. Mide cuánto tardas en tener el acta firmada desde que sales de la obra.
- Semana 3: mete un requerimiento real del ayuntamiento y mira si acabas con tareas con fecha y responsable, o con un PDF más en una carpeta.
- Semana 4: emite una factura de honorarios de prueba, comprueba el QR y pide la declaración responsable. Exporta todo lo que hayas metido, como si te fueras.
Si al final del mes no has vuelto a abrir el Excel del estudio, el programa sirve. Si lo has abierto cada semana, no.
Cómo lo hace Rucob
Rucob es nuestro, así que lo contamos con la misma lista. Lleva el expediente desde la visita de obra hasta la factura de honorarios, con cuatro módulos que comparten expediente: Gestor, Actas de obra, Mediciones y Facturación. Las actas, las mediciones y los borradores funcionan sin cobertura, en el móvil o la tableta (Android, iPhone o iPad) y en el ordenador. El BC3 está contrastado contra ficheros reales de Presto 8.7 y Arquímedes 2022. La facturación cumple VeriFactu y la declaración responsable está publicada. Los datos están en la región de París de Amazon Web Services, con el contrato de encargo y la lista de subencargados en la web.
Y lo que no hace, dicho antes de que lo encuentres: no dibuja ni sustituye a un CAD o un BIM; emitir una factura necesita red, porque el registro tiene que salir hacia la Agencia Tributaria; la factura electrónica entre empresas todavía no está en el producto; y en el plan Gratis la exportación a BC3, Excel y Word no está incluida (el PDF sí). Los límites de cada plan están en la página de precios. Si quieres hacer la prueba de un mes con tus propios expedientes, puedes reservar plaza.
Este artículo es una guía para elegir herramienta a fecha de octubre de 2026, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las fechas de VeriFactu y de la factura electrónica se han modificado varias veces: antes de decidir por ellas, confirma la redacción vigente en el BOE.
Fuentes
Textos oficiales en los que se apoya este artículo, comprobados el 23 de octubre de 2026. La normativa se modifica: conviene abrir siempre la versión consolidada vigente.
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: reglamento de los sistemas informáticos de facturación (VeriFactu) y la declaración responsable del fabricante.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: fija las fechas vigentes del 1 de enero y el 1 de julio de 2027.
- Nota informativa del Ministerio de Hacienda, de 5 de octubre de 2026: anuncia el aplazamiento de VeriFactu hasta octubre de 2028. A 23 de octubre no es todavía una norma publicada en el BOE.
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo: factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre: solución pública de facturación electrónica; su entrada en vigor, el 6 de octubre de 2026, inicia los plazos de la obligación.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD): artículo 28, sobre el encargado del tratamiento, y capítulo V, sobre transferencias fuera del Espacio Económico Europeo.